Разделы инструкции

Заказы

Новое:
в выгрузку через кнопку "Экспорт в Excel" добавлена колонка "Комментарий" - информация подтягивается из поля "Комментарий: (200 символов)"

Журнал заказов

Создание заявок на перевозку

Внесение информации в накладные

1. Ручной способ

2. Импорт накладных

3. Обновить с FTP

4. Перемещение накладных в другой груз

5. Разделение заказа

Журнал заказов

Журнал заказов расположен во вкладке "Документы", раздел "Заказы".
Доступен пользователям с доступом Менеджер, Администратор, Логист, Финансист.

Визуал с доступом "Менеджер"

Визуал с доступом "Администратор"

 

Доступ Администратор дает право на изменение даты доставки в Заказе на перемещение.
Изменить дату доставки в заявке на перемещение:
1. В заявке на перевозку отфильтровать заказ по номеру
2. Зайти в заказ
3. В календаре изменить дату/время
4. Сохранить изменения

Экспорт в Excel

С помощью кнопки "Экспорт в Excel" выгружаются данные с учетом установленных фильтров:

  • Номер заказа
  • Дата заказа
  • Заказчик
  • Комментарий - информация подтягивается из поля "Комментарий: (200 символов)"
  • Дата передачи
  • Склад передачи
  • Время приезда машины
  • Время уезда машины
  • Проблемы при поставке
  • Отметка о температуре
  • Кладовщик
  • Ответственный менеджер
  • Специалист ОДО
  • Сотрудник СДО
  • Сканы ПЭ - да/нет
  • Сканы ЭР - да/нет
  • Сканы Фото - да/нет 

Табличная часть:

ТР - температурный режим

ТП - тип перевозки

ТЗ - тип заказа

Номер заказа - при наведении курсора на номер заказа появляется подсказка "Изменить". После нажатия на номер заказа осуществляется переход в окно редактирования заявки на перевозку.

Дата заказа - дата размещения заказа в системе

Заказчик - юридическое лицо, разместившее заказ.

Города - города доставки

Комментарий - оставляет либо клиент/спец . Первое поле для комментария.

Склад - передачи

Дата передачи груза - согласно диспосхеме

Паллет - указывает заказчик

Вес - указывает заказчик

Статус - меняется автоматически на каждом этапе:

  • Серый - не готов (отправлен в систсему), инициирует заказчик
  • Черный - готов к исполнению (заявка размещена), инициирует заказчик
  • Желтый -  принят к исполнению (заявка принята к исполнению), инициирует спец
  • Оранжевый - на складе, инициирует ответственный сотрудник склада

Письмо - автоматическая отправка данных в случае вывоза со склада клиента. Только для тех у кого забираем груз с их склада. Данные о ТС который будет забирать груз, необходимые для оформления пропуска на склад клиента.

Принтер - возможность распечатать документы из заявки на перевозку.

  • Маркировка сетевых паллет 
  • Маркировка паллет
  • Поручение экспедитору - обязательный документ для принятия груза на склад. 
  • Поручение складу 
  • Экспедиторская расписка - подтверждает факт принятия груза на склад.


 

Действия - список операций с заказом.


Список операций с заказом:

  • Параметры заказа - происходит переход в параметры заказа.

Склад передачи груза можно менять при условиях: 
1. Заказ в статусе "Не готов"/"Готов к исполнению" .
2. Накладные не включены в маршрутные листы.
  • Редактировать заказ - переход в заказ.
  • Редактировать заявку на перевозку - переход в заказ.

  • Создать АВР - открывается дополнительное окно "Создание АВР. Шаг 2-й"

 

  • Распечатать QR коды - скачивается файл в формате PDF.

Для каждого пункта назначения будет сформирован свой QR код со следующими данными:

  • Отправить меркурий - не используется

Создание заявок на перевозку

 окно "Добавление заказа"

В раскрывшемся окне:

  1. ДАТА ЗАЯВКИ формируется автоматически. 

  1. ЗАКАЗЧИК - юридическое лицо (ЮЛ), заказывает услугу перевозки. 

  1. ТИП ПЕРЕДАЧИ ГРУЗА:
    а) Доставка на склад экспедитора
    б) Вывоз со склада заказчика
    Выбирается в соответствии с условиями договора. 

  1. СКЛАД ПЕРЕДАЧИ ГРУЗА - обозначен в Приложении к договору № 6. 

  1. ТИП ПЕРЕВОЗКИ подтягивается автоматически из Условия договора: Типы грузов. 

  1. ТЕМПЕРАТУРНЫЙ РЕЖИМ подтягивается автоматически из Условия договора: Температурные режимы. 

  1. ДАТА ПЕРЕДАЧИ ГРУЗА  дата и время передачи груза на склад должны быть обозначены в соответствии с временным интервалом указанным в диспосхеме (Приложение к договору № 3). 
    Указанное временное окно бронируется под выгрузку заказа. 
    ВАЖНО: в системе используется местное время! 

  1. КОММЕНТАРИЙ место для дополнительной информации для принятия заявки к исполнению. 

Нажмите "Создать заявку"

окно "Заявка на перевозку № ..."

В раскрывшемся окне нужно внести информацию в поля справа. 

После того как вся информация внесена нужно добавить в заявку грузы.

Окно “ПУНКТЫ ДОСТАВКИ”  

В раскрывшемся окне представлены фильтры “ГОРОД”, “СЕТЬ”, “НАЗВАНИЕ ПД” для поиска необходимого пункта доставки.

С помощью кнопки “ДОБАВИТЬ НОВЫЙ ГРУЗ” добавьте все пункты назначения, относящиеся к данной заявке.


К каждому грузу необходимо добавить накладные.

После внесения информации в накладные обязательно нажать "Сохранить изменения".

Заказ изначально создается в статусе "Не готов".

После проверки данных менеджер меняет статус заказа на "Готов к исполнению".

Таким образом, появляется свободная заявка на перевозку. 

Когда заказ находится в статусе "Принят к исполнению" можно отправить уведомление о принятии заказа к исполнению

Настройка содержимого уведомлений осуществляется в справочнике "Список уведомлений системы".
Для добавления плейсхолдеров обратитесь на HELPDESK.

При необходимости заказ можно снять с готовности.

 

 

Внесение информации в накладные.

3 способа внесения информации в накладные :

1. ручной способ

Обязательная для заполнения информация:

  1. НОМЕР НАКЛАДНОЙ 
  2. НОМЕР ТТН 
  3. ДАТА НАКЛАДНОЙ 
  4. КОММЕНТАРИЙ - дополнительная информация, связанная с грузом: при самовывозе и отправке образцов ОБЯЗАТЕЛЬНО указать контакты грузополучателя. 
  5. КОЛ.ПАЛ. - количество паллет 
  6. КОЛ.КОР. - суммарное количество коробок по указанной накладной 
  7. ВЕС - общий вес 
  8. СУММА - суммарная стоимость товара по указанной накладной. 
     

2. Импорт накладных

Доступны форматы

  1. XML
  2. Excel

1. Для организации процесса автоматической загрузки заявок в систему «on-line» «используется международный стандарт обмена структурированной информацией XML.
Подробно здесь 


Формат импорта накладных в заказ ALTLOG ON-LINE

Новое: добавлена возможность обновлять номера накладных с помощью подгрузки XML - файла. Функция доступна пользователям менеджер, администратор и сотрудник клиента.
Таким образом, можно менять номера накладных даже после того как заказ переведен в статус "Принят к исполнению".

2. Формат Excel  формируется с учетом особенностей системы заказчика. 
Возможно формирование загрузочного и корректировочного файлов.

3. Внесение данных через FTP.

Возможность загружать информацию в заявки из 1С.

для данного способа требуется доработка на стороне заказчика

 

Перемещение накладных в другой груз

Накладные внутри заказа можно перемещать. 

Раскрывается окно "Разделение груза". При этом создастся новый груз на новую дату и время (должно совпадать с данными диспосхемы).

Если в заказе уже есть грузы с идентичным адресом программа предложит их в качестве вариантов перемещения.

Разделение заказа

Функция "Разделить заказ". 
 

Раскрывется окно "Разделение заказа №..."

Три варианта использования:

1. Перенос выбранных накладных в новый заказ (копию разделяемого) с новым порядковым номером.

2. Перенос выбранных накладных в новый заказ (копию разделяемого) с номером удаленного заказа.

3. Перенос выбранных накладных в существующий заказ Заказчика.